Workshops zielführend gestalten

Workshops zielführend gestalten

Unser erster Blogeintrag beschreibt drei Hilfsmittel, mit denen Workshops effektiv und effizient durchgeführt werden können.

Hilfsmittel

  • Visualisierung
  • Gamestorming
  • Sticky Notes

Wer kennt sie nicht: Meetings oder Workshops, die in endlosen Diskussionen enden, Teilnehmer die einfach nicht aufhören zu reden, während andere lieber schweigen, aus Desinteresse oder der Angst ihre Idee könnte anderen nicht gefallen. Einem Moderator fällt es häufig schwer der Diskussion zu folgen und entsprechend einzugreifen. Ich möchte hier kurz drei Wege aufzeigen, wie Sie Meetings oder Workshops effektiver und effizienter gestalten können. In zukünftigen Beiträgen werden wir hierauf in Detail eingehen.

 

Gemeinsames Verständnis durch Visualisierung

Reza und ich kommen beide aus der Software Entwicklung. Entwickler nehmen schnell einen Stift in die Hand um jemand anderem komplizierte Sachverhalte zu erklären. Die Zeichnungen, die dabei herauskommen, sind oft sicherlich keine Meisterwerke, aber ausreichend um ein gegenseitiges Verständnis zu entwickeln und sich auszutauschen.
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Inspiriert durch den Workshop “Bildsprache für die Arbeit” von Britta Ullrich, verwenden wir Stift und Papier mittlerweile in fast jedem Meeting. Der Vorteil: Das Visualisieren von Sachverhalten in Text oder Bildern schafft eine gemeinsame Sprache und damit ein gemeinsames Verständnis. Das Besprochene bleibt im Laufe der weiteren Diskussion sichtbar für alle Teilnehmer. Ein weiterer Vorteil: Der Moderator kann extrovertierte und introvertierte Teilnehmern auch selbst den Stift in die Hand drücken. Extrovertierte Teilnehmer lernen dadurch sich kürzer zu fassen, introvertierte Teilnehmer werden gehört.

 

Strukturierter Ablauf durch Gamestorming

Nicht zuletzt durch das Buch Gamestorming, in dem Sunni Brown, Dave Gray und James Macanufo eine Reihe von Spielen aus verschiedenen Quellen zusammentragen, werden Meetings einer Struktur unterworfen. Das Bild unten zeigt die Vorlage für eine sogenannte Cover Story, die wir öfters für die Entwicklung einer Vision heranziehen. Die Teilnehmer, die an der Vision arbeiten, stellen sich vor sie befinden sich in der Zukunft und das Projekt sei bereits umgesetzt. Wie würde in diesem Fall die Schlagzeile einer Zeitung lauten, die darüber berichtet? Was würden Kunden und Kollegen darüber erzählen? Dieser spielerische Kontext (wir befinden uns in der Zukunft, wir dürfen eine Zeitung gestalten) regt die Fantasie an und motiviert zum Mitmachen.

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Es ist häufig nicht einfach eine solche noch relativ ungewohnte spielerische Methode allen Teilnehmern nahezubringen und diese zum mitmachen zu bewegen. Reza und ich werden euch an konkreten Beispielen unsere Erfahrungen mit euch teilen und aufzeigen, wie wir die Herausforderungen meistern.

 

Flexibel bleiben durch Sticky Notes

Ein weiteres Hilfsmittel, das seit der Einführung von agiler Entwicklung, Design Thinking und ähnlichem, nicht mehr wegzudenken ist, sind Sticky Notes (Haftnotizen, Post-Its). Sie helfen insbesondere dann, wenn sich Gedanken noch im Fluss bewegen und ein permanentes Visualisieren per Stift und Papier wegen des ständigen Richtungswechsels eher chaotisch wird. Sticky Notes kann man mit wenig Aufwand mehrmals umhängen. Durch ihre Größe unterstützen sie die Teilnehmer zudem dabei, sich kurz zu fassen.

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Häufig werden bei einer Moderation und insbesondere beim Gamestorming, der von den Teilnehmern eingebrachte Input gruppiert oder in eine zeitliche Abfolge gebracht was mit Sticky Notes zum Kinderspiel wird.

 

Résumé

Die Anwendung der gezeigten Werkzeuge hilft Moderatoren ein Meeting effektiver und effizienter durchzuführen und dabei vor allem alle Teilnehmer zu involvieren und abzuholen. Diese Hilfsmittel helfen insbesondere auch weniger erfahrenen Moderatoren, den Faden nicht zu verlieren.

 

Wir werden in den kommenden Beiträgen unsere Lessons Learned mit euch teilen, damit ihr davon profitieren könnt. Wir sind auch sehr gespannt darauf eure Erfahrungen zu diesem Thema zu hören.
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