Ich dachte Du machst das?

Ich dachte Du machst das?

Schaffung eines gemeinsamen Rollenverständnisses im Team

Voraussetzungen

  • Ein oder mehrere Vertreter einer Rolle im Team
  • Vorbereitung: ca. 10 Minuten
  • Durchführung: 45-90 Minuten (je nach Anzahl Teilnehmer)
  • 1 Pinnwand oder Ähnliches
  • Sticky Notes

Wir hören in Projekten häufig Aussagen wie: „Das ist doch die Aufgabe des Projektleiters.“ „Nee, das ist meine Aufgabe.“ „Hast Du schon das Meeting vorbereitet?“ “Ich dachte, Du machst das.” Von Personen, die für die Festlegung von Rollen verantwortlich sind kommt häufig ein “ihr werdet euch schon so einig”. – die Praxis zeigt allerdings, dass dies nicht immer der Fall ist.

 

 

 

Rollenverständnis

Menschen kommen in ein Projekt mit einem eigenen Verständnis ihrer Rolle. Dies trifft insbesondere auf Menschen zu, die ihr erstes Projekt in einem neuen Umfeld durchführen. So war meine Erfahrung als technischer Projektleiter geprägt durch die Aufnahme der Anforderungen des Kunden, Konzeption der technischen Architektur, Leitung des Entwicklerteams und Übernehmen von eigenen Entwicklungsaufgaben. In einem anderen Projekt wurde hier bei gleicher Rollenbezeichnung ein Fokus auf die Projektleitung und die Moderation von Meetings und Workshops gelegt; ein technisches Verständnis war erwünscht, aber nebensächlich. Auch andere Rollenbezeichnungen wie Architekt oder Produktmanager oder UXler können vielfältig verstanden werden. Alle Projekt-Frameworks, ob agil oder klassisch, definieren Rollen. Wir erleben es oft, dass diese nicht per se so übernommen sondern angepasst werden; was nicht verwerflich ist. So oder so, ein Spielraum für Interpretationen bleibt gegeben. Auch stellt sich häufig erst während des Projekts heraus, dass das Rollenverständnis ein anderes ist; dann wenn konkrete Aufgaben anliegen.

Damit es also nicht während des Projekts zu Streitigkeiten kommt, ist es elementar schon zu Beginn (in der Initialisierungsphase, oder Sprint 0) die Rollen und deren Aufgaben und Verantwortungen im Team klar zu definieren. Damit wird jedem im Team bewusst, wofür er verantwortlich ist und das Team tritt nach innen und außen hin professionell auf.

 

Gemeinsame Erarbeitung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten

Vorbereitung

Ich schreibe auf großen Karten die bekannten Rollen, die im Team vertreten sind und hänge sie als Überschriften nebeneinander an die Wand oder auf eine Tafel. Zusätzlich gibt es noch eine Karte für Überschneidungen und eine Karte für Aufgaben und Verantwortungen, die nicht zugeordnet sind (siehe unten).

 

1. Abfragen des individuelles Rollenverständnisses

Die Teilnehmer erhalten grüne und blaue Zettel (Sticky Notes) (oder andere Farben).

  • Auf die grünen Zettel schreiben sie Verantwortungen und Aufgaben auf, die sie (aufgrund ihres Rollenverständnisses) bei sich sehen und hängen diese unter ihre Rolle
  • Auf die blauen Zettel, schreiben die Teilnehmer Verantwortungen und Aufgaben auf, die sie bei den anderen sehen und hängen diese unter die entsprechende Rolle. Können sie die Tätigkeit nicht klar einer Rolle zuordnen, so hängen sie den Zettel unter “Nicht zugeordnet” (Zettel 1, 2, 3, 4 in der Abbildung).

 

Abfragen des individuelles Rollenverständnisses

Abfragen des individuelles Rollenverständnisses

 

 

2. Schaffung eines gemeinsames Rollenverständnisses

Im nächsten Schritt (jeweils 5-8 Minute) erklärt jede Person in ihrer Rolle den anderen, welche Verantwortlichkeiten und Aufgaben sie bei sich sieht. Anschließend greift sie die blauen Zettel mit den Verantwortlichkeiten auf, die andere bei ihr sehen. Derjenige der den Zettel angehangen hat, gibt eine kurze Erklärung dazu. Wird diese Verantwortung oder Aufgabe von allen (insbesondere dem Rolleninhaber) akzeptiert, bleibt sie dort hängen. Falls nicht landet sich unter  “Nicht zugeordnet”.

Anschließend stellt der nächste Rolleninhaber seine Verantwortlichkeiten vor, solange bis alle Teilnehmer ihre Rolle definiert haben. Entstehen Überschneidungen mit anderen Rollen, die nicht direkt aufgelöst werden können, so werden beide Zettel unter “Überschneidungen” gehangen (Zettel A1/2, B1/2, C1/2 der Abbildung). Beispiel: Der Projektleiter und Produktmanager sehen beide “Vertretung des Projekts nach außen” als ihre Verantwortung.

Alle Unstimmigkeiten werden erst angegangen, nachdem alle ihr Rollenverständnis vorgestellt haben (siehe nächster Schritt)! Erst dann haben alle ein besseres Verständnis für die Verantwortungen und Aufgaben der anderen.

 

Schaffung eines gemeinsames Rollenverständnisses

Schaffung eines gemeinsames Rollenverständnisses

 

3. Aufteilen der nicht zugeordneten Aufgaben

Anschließend gehen wir die Karten an, die bisher keiner Rolle direkt zugeordnet werden konnten. Hier gehe ich folgendermaßen vor:

  • Präzisierung der Aufgabe oder Verantwortlichkeit. Beispiel: “Meeting vorbereiten.” Im Team stellt sich dann heraus, dass darunter mehrere Punkte fallen wie “Raum organisieren”, “Ziel und Agenda des Termins bestimmen.”, “Termin Einladung verschicken”, “Termin moderieren”. Nach dieser Detaillierung einigt sich das Team darauf, dass beim Projektleiter die Aufgaben “Raum organisieren” und “Unterstützung bei der Moderation” zufallen, während die anderen Themen bei der Person liegen, die den Termin einberuft.
  • Abgleich mit ähnlichen Verantwortlichkeiten: Beispiel: Alles Organisatorische liegt beim Projektleiter. Also würde ich ein “Teamevents organisieren” auch in seiner Verantwortung sehen.

 

Aufteilung der nicht zugeordneten Aufgaben und Auflösung von Überschneidungen

Aufteilung der nicht zugeordneten Aufgaben und Auflösung von Überschneidungen

 

Führt dies noch zu keiner Lösung, so bestimmen wir den Aufwand hinter einer Aufgabe. Hier stellt sich dann häufig heraus, dass eine Aufgabe nicht so viel Zeit in Anspruch nimmt (“okay, dass ist ja gar nicht so komplex, das mache ich dann noch mit”). Es kann auch vorkommen, dass neue Rollen identifiziert werden (“Wir haben drei Aufgaben identifiziert, die im Bereich des Online-Controllings liegen. Leider fehlt uns diese Kompetenz, diese Aufgaben anzugehen. Wir benötigen Unterstützung.”). Es kommt auch vor, dass Aufgaben bei Personen außerhalb des Kernteams (Programm-Management, Abteilungsleiter, Auftraggeber etc.) liegen. Dies wird dann im Anschluss separat durch den Projektleiter oder Scrum Master geklärt.

 

4. Auflösen von Überschneidungen

Anschließend gehe ich die Zettel unter “Überschneidungen” an. Ist sich das Team trotz der bisherigen Rollendefinition noch nicht klar, wo die Aufgabe oder Verantwortung liegt, so detailliere ich diese weiter, wie oben beschrieben. Beispiel: “Vertretung des Projekts nach außen” hing beim Projektleiter und beim Produktmanager. Eine Lösung könnte so aussehen: Der Projektleiter vertritt die Zeit- und Budgetverantwortung gegenüber dem Auftraggeber, der Produktmanager vertritt die umgesetzten Anforderungen gegenüber dem Auftraggeber.

 

Abschluss

In der Nachbereitung halte ich die Rollen und Verantwortlichkeiten im Wiki fest (mitsamt der Herleitung in Form von Fotos). Es geht bei der Aufteilung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten nicht um Fingerpointing oder darum, dass die Aufgaben starr nur einer Rolle zugeordnet sind; selbstverständlich können Aufgaben delegiert werden. Sinn ist es, dass das Team sich selbst und jeder im Team seine Verantwortung erkennt und ausfüllt.

Ich beobachte das Rollenverständnis im weiteren Verlauf des Projekts. Wenn ich merke, dass es Klärungspunkte gibt, so spreche ich diese in einer Retrospektive an oder wir führen das oben genannte Verfahren nochmals durch. Dann beschränke ich mich in der Regel auf die Punkte Überschneidungen und nicht zugeordnete Aufgaben.

Bisher habe ich als Moderator ebenfalls teilgenommen, da auch mir eine Rolle zufällt. Dies hat dem Ablauf nicht geschadet. Alternativ kann man sich natürlich auch einen (Team-)externen Moderator holen.

 

Résumé

Ich habe es zu Beginn eines großen Projekts erlebt, dass der Punkt Rollen und deren Verantwortung mit einem “die Aufgaben sind doch klar” begegnet wird, nur um kurze Zeit später festzustellen, dass dem ganz und gar nicht so war. Wie gesagt, eine reine Bezeichnung sagt häufig wenig über die tatsächlichen Aufgaben aus, sondern lässt diese nur vermuten.

Weiterhin halten wir es für wichtig, dass das Rollenverständnis vom Team entwickelt wird und nicht aufgesetzt wird (“steht alles im Wiki”). Leider erleben wir diesen Fall häufig. Oft ändern sich auch die Aufgaben und Verantwortlichkeiten im Zeitverlauf, da auch Vorgesetze gerne etwas in Rollen hineininterpretieren ohne diese Interpretation abzustimmen oder zu kommunizieren. Uns ist es vor allem wichtig, dass den einzelnen Personen im Team ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten bewusst sind und diese leben.

Trotz anfänglicher Skepsis haben wir haben nach einer solchen Definition der Rollen bisher nur positives Feedback erhalten; auch wenn wir vorher oft ein Murren verspürten. Nach dieser klaren Rollendefinition fühlt sich das Team entspannter und in ihrem Rollenverständnis gestärkt.

 

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1 comment

  1. Zu den Unklarheiten, die häufig bei uns auftreten zählen die Folgenden:

    • Der Entwickler stellt zunächst selbst sicher, dass die Akzeptanzkriterien erfüllt werden und gibt nur von ihm getesteten Code an die QSler?
    • Der Produktmanager moderiert die von ihm initiierten Workshops selbst?
    • Jeder reserviert die Räume für die Workshops die er initiiert?
    • Der Projektleiter hält das Scrumboard gemeinsam auf den aktuellen Stand?
    • Das Team erwartet vom Projektleiter über alle Entscheidungen des Managements informiert zu werden?
    • Der Product Owner allein ist verantwortlich für die saubere fachliche Dokumentation?
    • Der Product Owner muss vor dem Estimation mit allen oder ausgesuchten Entwicklern (Story-Paten) die Story durchgehen?
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