Ergiebige Retrospektiven mit dem Starfish

Ergiebige Retrospektiven mit dem Starfish

Ein Hilfsmittel für differenziertes Feedback

Linkes Flipchart: “Was lief gut?”

Rechtes Flipchart: “Was könnte verbessert werden?”.

Diese beiden Fragen wird man als Teilnehmer einer Retrospektive häufig gefragt. Teammitglieder ordnen nach und nach ihren Input diesen beiden Fragen zu. Schon nicht schlecht, aber ein bisschen sehr binär. Gibt es nicht weitere Differenzierungen für das Feedback in einer Retrospektive? Heißt ein eher negatives Feedback, dass etwas sofort abgeschaltet werden muss? Oder geht es nur darum, ein notwendiges Übel zu verschlanken? Welche positiven Themen müssen weiter erhalten oder ausgebaut werden?

Der Starfish-Ansatz

Im Gegensatz zur “Schwarz-Weiß-Retro” differenziert der Starfish das Feedback der Teilnehmer deutlicher. So gibt es fünf Bereiche, auf die das Feedback aus dem letzten Sprint (zum Projektabschluss, zum Ganztagsworkshop…) aufgeteilt wird:

  • Mehr von …
  • Weniger von …
  • Weitermachen mit …
  • Anfangen mit …
  • Aufhören mit …

Wie bei allen Formaten des Gamestormings öffnen wir hier zuerst den Themenraum und sammeln möglichst viel Input, um diesen auf die Bereiche zu verteilen. Nach einer Gruppierung des Inputs verengen wir die wichtigsten Gruppen dann zu ganz konkreten Maßnahmen.

Vorbereitung

Voraussetzung für den Retro-Starfish ist ein bisschen Platz zum Bekleben – sowohl horizontal als auch vertikal. Ich empfehle die Verwendung von zwei Pinnwänden (zwei Flipcharts reichen meist nicht aus). Die fünf Kategorien werden jeweils auf eine große Karteikarte übertragen. Jede Karte ist andersfarbig, passend sind Orange für “Weniger von”, Rot für “Aufhören mit”, Gelb für “Weitermachen mit”, Grün für “Anfangen mit” und Blau für “Mehr von”. Auf der ersten Pinnwand ordnet man die Kategorien nun so an, dass sie einen Stern bilden. Trennlinien zur Abgrenzung der Kategorien helfen.

retro starfish

Der noch leere Retro-Starfish

 

Input sammeln, Clustern

Jeder Teilnehmer der Retro schreibt innerhalb einer festen Timebox möglichst zu allen Bereichen seine Themen für die Retrospektive auf, dies nimmt jeder still für sich alleine vor. Dabei ist es wichtig, dass die Sticky Notes farblich passend für den Bereich verwendet werden. Mit dieser Maßnahme gehen wir zuerst in die Breite und öffnen den Themenraum.

Ist die Timebox abgelaufen, hängt ein Teilnehmer nach dem anderen seine Notes in die entsprechenden Bereiche des Starfishs. Beim Anhängen liest der Teilnehmer vor, was auf dem Note steht. Diskussionen sind nicht erlaubt, kurze Verständnisfragen schon. Schon hier bemerke ich häufig, dass viele Teams mehr Feedback als sonst liefern und dabei auch mehr Spaß haben. Beispiel aus der Praxis: “Anfangen mit…Performance Tests” zeigt einen sinnvollen Vorschlag aus dem Team auf, der nicht so richtig in “Das lief gut” bzw. “Das könnte verbessert werden” passt, weil der Schuh zu dieser Thematik noch nicht wirklich drückt. Vielleicht käme das gleiche Thema bei der Standard-Retro eher spannungsgeladen nach 3-4 Sprints auf. Gut einfangen kann ich mit dem Starfish beginnende negative Strömungen, die in der Standard-Retro eher später genannt werden: “Weniger von…zu spät kommen” ist so ein Beispiel.

starfish_stickies

Gesammeltes Feedback

Nachdem nun alle Notes an der Pinnwand hängen, verwende ich die zweite (noch leere) Pinnwand für das Finden von Themengruppen – um Verwandschaften zwischen dem gegebenen Feedback zu visualisieren. Zum Gruppieren setze ich die aus dem Gamestorming bekannte Affinity Map ein. Sprich, alle Teilnehmer übertragen in einer festgelegten Timebox die Notes von der einen Pinnwand auf die andere. Dabei sollen sich langsam Gruppen bilden (“Testuser für Story X fehlten” ist nahe an “Akzeptanztests waren unvollständig” usw.). Erlaubt ist auch, dass die Notes von jedem im Team wieder umgehängt werden. Diskussionen sind hierfür erlaubt, am besten unterstützt der Moderator dabei.

Wurden alle Notes in Gruppen eingeordnet – auch ein einzelne Note kann eine Gruppe sein – versehen die Teilnehmer diese mit Namen. Hierfür übernimmt wieder der Moderator, der bei der größten Gruppe anfängt und absteigend fortfährt. Die Namen werden zügig durch einen lockeren Mehrheitsbeschluss durch die Gruppe getroffen und mit einem Note festgehalten.

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Das Feedback – gruppiert.

Maßnahmen finden

Nun ordnet das Team unter Anleitung des Moderators die gerade gebildeten Cluster anders an: Die Gruppennamen sind die Überschriften (hierfür nehme ich Karteikarten) und unter der jeweiligen Überschrift werden die dazugehörigen Notes geklebt (siehe Bild unten). Diese sollten die Mitte der Pinnwand nicht überschreiten. Die untere Hälfte wird gleich  für die Findung von Maßnahmen verwendet.

Die Themengruppen werden neu angeordnet

Die Themengruppen werden neu angeordnet

Werfen wir zuvor noch einmal einen Blick auf die Notes: Anhand der Farben lässt sich immer noch gut erkennen, ob das Feedback eher positiv oder negativ zu verstehen ist. Sprich: Müssen positive Dinge verstärkt oder herbeigeführt werden? Oder geht es vor allem darum, negative Dinge zu reduzieren oder gar abzustellen? Dies trägt aus meiner Sicht ganz deutlich zum Verständnis bei.

Zu jeder Themengruppe sucht der Moderator nun zusammen mit dem Team Maßnahmen, die das genannte Feedback aufgreifen und das Problem abstellen oder einen positiven Aspekt ausbauen sollen. Wir verengen den Themenraum somit wieder. Dafür stellt man sich am besten vor die Pinnwand und findet Maßnahmen in kurzer Diskussion und mittels Mehrheitsentscheidung. Ich empfehle hierfür wieder Karteikarten mit den Gruppennamen zu versehen und die Maßnahmen da drunter anzubringen (siehe Bild). Bei welcher Gruppe wird angefangen? Auch hier könnte man einfach die größte nehmen. Da die Findung von Maßnahmen erfahrungsgemäß länger dauert, empfehle ich hierfür eine kurze Abstimmung (Beispiel: Jeder vergibt insgesamt drei Klebepunkte oder drei Striche – beliebig auf die Themengruppen verteilt) durch das Team.

starfish_actions

Maßnahmen zu jeder Gruppe wurden ermittelt

Der Moderator unterstützt nun das Team bei der Ermittlung, indem er eine kurze zielgerichtete Diskussionen fördert. Wie bei Diskussionen üblich achtet der Moderator hier drauf, dass sich die Gruppe nicht verzettelt, mit irrelevanten Details aufhält etc.

Was machen wir nun mit den gesammelten Maßnahmen? Ich empfehle jede Maßnahme gleich einem Umsetzer zuzuordnen, am besten mit einem Zieltermin. Schnell läuft man sonst Gefahr, dass die gesammelten Maßnahmen nicht umgesetzt werden und es beim nächsten Mal schnell heißen kann “Schon wieder so eine Retro? Bringt doch eh nichts”. Vielmehr gehen die Maßnahmen gleich in die Umsetzung. Hier ist ein Tool wie Jira, um den Fortschritt der Maßnahmen zu tracken, hilfreich. Zusätzlich am Taskboard (wenn vorhanden) transparent festhalten!

Resúmé

Die weitere Differenzierung des Feedbacks durch den Starfish scheint es Vielen einfacher zu machen, ihre Gedanken einzuordnen. Das ist wertvoll, denn so sammelt man eher mehr Feedback als sonst und geht viel häufiger in die Breite. Ein weiterer wertvoller Eindruck von uns ist auch, dass einige Maßnahme erst mit dem Starfish gefunden werden – insbesondere solche zur Erhaltung von positiven Themen oder solche zum Herunterfahren von negativen. Gerade auch die feinere Unterteilung des Feedbacks zeigt schnell neue Blickweisen auf Sachverhalte auf. Wir empfehlen Moderatoren also, den Starfish einfach mal auszuprobieren. Und nochmals: Alle ermittelten Maßnahmen gleich in die Umsetzung geben!

Habt ihr Erfahrungen mit dem Starfish gemacht oder habt ihr noch Fragen? Wir freuen uns auf eure Kommentare!

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