Der Gameplan – Wie kommt der Ball ins Tor?

Der Gameplan – Wie kommt der Ball ins Tor?

Vision, Ziele und nun …? Ableitung eines initialen Plans aus Vision und Zielen

Voraussetzungen

  • Ein oder mehrere Vertreter der relevanten Expertisen, die zur Umsetzung nötig sind
  • Vorbereitung: ca. 15 Minuten
  • Durchführung: 60-90 Minuten (je nach Anzahl Teilnehmer)
  • Vorlage Gameplan (siehe unten)
  • Sticky Notes (unterschiedliche Farben)

Wir haben im Team aus einer Idee eine Vision (z.B. abgeleitet aus den Ergebnissen eines Design Thinking Prozesses oder dem Business Model Canvas) erstellt und detaillierte Ziele definiert (und möglicherweise einen ersten Prototypen erstellt). Wie geht es nun weiter? Wie kommen wir damit zu konkreteren Arbeitsschritten um diese Ziele zu erreichen? Was behindert uns bei der Zielerreichung? Wen benötigen wir um diese Ziele zu erreichen?

Diese Fragestellungen stehen vor jedem Projekt oder jeder Produktentwicklung. Es geht darum nach einer initialen Ideenfindung, der Erstellung der Vision und Festlegung von konkreteren Zielen einen Weg zu finden, mit dem wir in die Umsetzung starten können. Es geht hierbei zunächst noch nicht darum jedes einzelne Arbeitspaket zu definieren und abzuschätzen. Es geht darum alle Informationen zu sammeln, die zum jetzigen Zeitpunkt vorliegen und diese Informationen in eine Struktur zu bringen. Der Input hierfür sollte von allen Personen kommen, die zu dem Vorhaben etwas beitragen können, d.h. technische Aspekte, fachliche Aspekte, finanzielle Aspekte, und andere sollten hierbei beleuchtet werden.

In Prinzip lässt sich für die Sammlung und Strukturierung gut eine Mindmap verwenden. Allerdings lässt sich eine Mindmap im Team nur an einer elektronischen Tafeln erstellen, die selten (überall) vorhanden ist. Ich verwende daher häufig den von David Sibbet vorgestellten Gameplan, der graphisch alle genannten Aspekte vereint.

 

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Gameplan – Vorlage

 

 

Erstellung eines Gameplans

Da sich nicht jeder mit Fussball identifizieren kann, erkläre ich den Gameplan an einem persönlichen Ziel, das ich häufiger für die Erklärung des Gameplans verwende: die Vorbereitung auf einen Marathon.

Ausgangspunkt: Vision und Ziel

Ich hatte in zwei Artikeln bereits über die Vision berichtet. Für dieses Beispiel ist die Vision, den Hamburg-Marathon am 26.04.2015 zu laufen und das Ziel ist eine Zeit von unter 4:30h.

 

1. Schritt: Setzen von Meilensteinen

Da ich beim Marathon bisher nur auf eine persönliche Erfahrungen zurückgreifen kann, die allerdings schon über 5 Jahre zurückliegt, befrage ich ein paar Experten (Freunde, die schon mehrmals einen Marathon gelaufen sind und ich recherchiere im Internet und in Büchern nach Erfahrungen und Tipps von Experten). Die Zwischenziele sollten klar messbar sein, in diesem Fall sind wichtige Messwerte Laufstrecke und Lauftempo, an denen ich ablesen kann, ob ich den von mir gesetzten Meilenstein erreicht habe. Ich habe  gelesen, dass man kurz vor dem Marathon zumindest ein paar Mal etwa 30 km am Stück gelaufen sein sollte. Um ein Wettkampf-Erfahrung zu sammeln, setzte mir als weiteres Zwischenziel einen Halbmarathon, und davor vielleicht einen 10km Stadtlauf. Naja und als mittlerweile ungeübter Läufer möchte ich vielleicht erst einmal überhaupt wieder 5 km ohne Unterbrechung laufen können.

 

2. Schritt: Definition der Aufgaben, um die Zwischenziele zu erreichen

Als nächstes nehme mir jeden Meilenstein vor und schreibe auf, was ich tun muss, um den Meilenstein zu erreichen. Das Wissen stammt an dieser Stelle wieder von Experten. Für den ersten Meilenstein (5km ohne Unterbrechung) sind dies eine ärztliche Voruntersuchung, der Kauf einer Sportausrüstung (Schuhe, Hose, atmungsaktives T-Shirt) und 2 Läufe die Woche in denen ich mich langsam an die 5 km tasten möchte. Vor dem 10 km Ziel erhöhe ich das Trainingspensum, ich variiere bei den Trainingsarten (Intervall-Läufe, lange gemütliche und kurze schnelle Läufe), suche mir einen Wettbewerb heraus, melde mich an etc. Vor dem Halbmarathon Ziel achte ich mehr auf meine Ernährung, absolviere Stabilisierungsübungen für den Rumpf, erhöhe das Training weiter etc. Gerät die Suche ins stocken, so verwende ich häufig einfache Kreativitätstechniken.

 

3. Schritt: Definition des Teams

Ich möchte herausfinden, wen ich alles benötige um meine Ziele zu erreichen. Bei Marathonlauf mag dies einfach sein. Ich benötige meine Familie als Support (Rücksicht auf Trainingseinheiten und Umstellung meiner Ernährung). Vielleicht benötige ich zur Erreichung des letzten Meilensteins noch einen Trainer, der mir Tipps geben kann und mich unterstützt. Auch ein Laufpartner kann als Motivationshilfe angenehm sein.

 

4. Schritt: Identifikation von Herausforderungen

Herausforderungen (Challenges) können sein: der Umgang mit lange unvorhersehbare Arbeitszeiten, die mich vom Training abhalten, gesundheitliche Probleme wie Erkältungen, Probleme mit Gelenken, Muskelschmerzen, Motivationsprobleme und mehr.

 

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Gameplan Marathon

 

 

Erfahrungen aus der Praxis

Ich erstelle den Gameplan für Projekte vor allem zu Beginn als häufig auch für die Erreichung von Zwischenzielen oder auch wenn sich ein Projekt unvorhergesehen ändert.

 

Wer nimmt an der Erstellung des Gameplans teil?

Teilnehmer sind das gesamte Team, das bis dahin besteht, vor allem auch damit sie sich mit dem Plan identifizieren. Bei Bedarf hole ich andere Experten mit dazu, damit sowohl organisatorische, fachliche als auch technische Aspekte berücksichtigt werden. Der Teilnehmerkreis sollte nach meiner Erfahrung nach 8 Personen nicht übersteigen, da sonst die Moderation schwierig werden kann.

 

Vorbereitung

Als Vorbereitung zeichne ich den Gameplan ähnlich der Vorlage oben auf ein oder zwei große Flipchart-Papiere oder Brownpaper auf. Ich zeichne an dieser Stelle noch keine Unterteilungen der Etappen / Meilensteine ein, da sich diese Aufteilung häufig erst im Workshop ergibt. Dieses bringe ich dann zum Meeting zusammen mit Notes und Stiften für die Teilnehmer mit.

 

Erstellung des Gameplans

Zunächst schreibe ich die Vision auf einen großen Zettel und hänge diesen in die Mitte der Sonne auf der rechten Seite (Ziel des Pfeils). Anschließend schreiben wir zusammen die vorher definierten Ziele auf grüne Zettel und kleben sie um die Vision herum. Hier lasse ich die Arbeit vom Team erledigen, damit sie schon in dieser kurzen Phase aktiv mitarbeiten und warm werden.

Anschließend gehe ich sehr häufig so vor, dass wir zunächst alle Informationen sammeln, die uns einfallen, diese zusammenfassen, und in eine zeitliche Reihenfolge bringen. Daraus leiten wir dann die Meilensteine ab. Sind alle (oder die meisten) Meilensteine aus der Erfahrung heraus schon bekannt, so starten wir damit und definieren anschließend die Aufgaben, die zu deren Erreichung benötigt werden.

Nach diesem Schritt leiten wir dann im Team die Hindernisse und Risiken ab und definieren anschließend die benötigten Rollen um die Aufgaben zu bewältigen.

Zeitlich sieht das Ganze dann etwa so aus

  • Definition der Meilensteine / Zwischenziele und Aufgaben (30-45 Minuten),
  • Suche nach Herausforderungen und Risiken, die uns auf den Weg zum Ziel im Weg stehen könnten (15-20 Minuten)
  • Definition der notwendigen Rollen (und deren Aufgaben), die dazu benötigt werden, um die Zwischenziele zu erreichen (15 Minuten)

 

Wichtig ist es, immer darauf hinzuweisen, dass es sich um einen initialen Plan handelt. Es geht darum eine erste Struktur für das Vorhaben zu generieren. Dieser Plan wird sich im Laufe der Zeit weiter verfeinern und festigen. Für die Meilensteine definieren wir anschließend grobe Zeitangaben basierend auf ersten Annahmen – auch diese können noch nicht genau sein, geben aber schon mal einen ungefähren Hinweis, wann wir die Meilensteine erreichen könnten.

 

Reflektion

In der nächsten Phase (etwa 20 Minuten) gehen wir den gesamten Plan noch einmal durch und das Team ergänzt oder korrigiert bei Bedarf. Hier kommt man schnell in die Diskussionen. Wichtig ist alle Bedenken zu sammeln. Ich habe gute Erfahrungen damit gemacht, die Reflektionsphase in einen zweiten Workshop auszulagern. Der Vorteil ist, dass die Teilnehmer eine Nacht (oder mehrere) darüber schlafen können. Ein Nachteil kann sein, die Teilnehmer zeitnah noch einmal alle an einem Tisch zu bekommen.

 

 

Wie geht es nach Erstellung des Gameplans weiter?

Den Plan selbst hänge ich im Teamspace auf, fotografiere ihn und lege ihn im wiki ab. Die Informationen aus dem Plan fließen dann in die weitere Planung ein. Aus den Informationen erstelle ich eine erste Präsentation (Meilensteinplan), d.h. etwas management-taugliches. Dies ist nützlich um ein erstes Feedback von den Teilen des Managements zu erhalten, die nicht an der Erstellung des Plans beteiligt waren. Zudem werden diese schon einmal abgeholt.

Aus den Meilensteinen erwachsen häufig Epics (im Beispiel: Training für 5 km Lauf, Training für 10 km Lauf, etc.) und Themes (im Beispiel Ernährung, Trainingspläne, Ausrüstung etc.). Aus den Hindernissen erwachsen Risiken und Impediments. Diese werden priorisiert und den Verantwortlichen zugeteilt.

Die Epics werden in einem weiteren Workshop grob ausdefiniert – einzelne Anforderungen oder Stories werden unterteilt nach Must-Have und Nice-to-Have. Für die Abschätzung eignet sich sehr gut die von Jeff Patton vorgestellte Story Map. Habe ich bis dahin noch kein Team, so werden hierzu wieder Experten aus anderen Teams hinzugeholt. Hieraus lässt sich der Plan für das Management dann weiter konkretisieren.

Anschließend widmen wir uns den Schritten, die unternommen werden müssen um loszulegen (Initialisierungsphase oder Sprint 0). Parallel dazu werden die ersten User Stories für das erste Epic ausdetailliert. Ist das Team soweit zusammengestellt starten wir in die Umsetzung mit einem Kick-Off uns los geht’s.

 

 

Résumé

Wir haben mit dem Gameplan bisher sehr gute Erfahrungen gesammelt. Die bildliche Darstellung hilft, um aus einer keiner oder einer noch vagen Vorstellung eines Produkts zu einer Struktur zu gelangen.

Der initial erstellte Gameplan ist nicht in Stein gegossen und kann / darf / wird sich ändern. Es geht darum einen ersten Überblick zu gewinnen, das Projekt vorzubereiten, die Epics und Themes zu kennen und zu wissen, welche Herausforderungen sich im Projekt stellen und darauf frühzeitig reagieren zu können. Sollte man schon Termine für die Erreichnung der Meilensteine definieren, so können dies nur grobe Anhaltspunkte sein, die mit der detailierteren Planung erst genauer werden.

Wir finden es besonders wichtig, dass das gesamte Team an der Erstellung des Gamplans beteiligt ist und einen Eindruck aller Aufgaben erhält, die anfallen. Alle bekommen ein gemeinsames Gefühl für das Projekt, was das wir-Gefühl ungemein stärkt, da eben nicht ein Projektleiter einen Plan aufgrund von Aufwandsschätzungen Einzelner erstellt hat, sondern der Plan aus dem Team heraus entstanden ist.

 

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